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Joindre et examiner des documents de transaction

3 min de lectureTous les espaces

Joignez un fichier de reçu ou de facture à une transaction existante afin qu’il puisse être stocké avec cette transaction pour un examen ultérieur. Pour les transactions d’entreprise prises en charge, un téléversement réussi joint un PDF, un PNG ou un JPEG à la transaction bancaire ERPNext liée et renvoie le nom du fichier enregistré; il peut aussi renvoyer une URL du fichier et la référence de la transaction bancaire. Cela n’approuve pas et ne comptabilise pas une écriture au grand livre.

Avant de commencer

  • Vous devez avoir accès à l’espace de travail qui contient la transaction.
  • Vous devez avoir l’autorisation de modifier les transactions dans cet espace de travail.
  • Votre espace de travail doit avoir le connecteur ERPNext activé.
  • La transaction doit déjà exister et doit déjà résoudre vers une transaction bancaire ERPNext liée avant que vous puissiez joindre un document.
  • Votre fichier doit être un PDF, un PNG ou un JPEG et ne doit pas être vide.

Joindre un document à une transaction

Utilisez cette option lorsque vous voulez enregistrer un reçu ou une facture avec une transaction pour examen. Joindre un document n’approuve pas la transaction et ne crée ni ne modifie une écriture au grand livre.

  1. Ouvrez la transaction et choisissez l’option de téléversement de document.
  2. Dans la fenêtre de téléversement, choisissez Choose from your computer, ou faites glisser un fichier dans la zone de dépôt.Choose from your computer
  3. Sélectionnez un fichier PDF, PNG ou JPEG. La fenêtre affiche le nom et la taille du fichier après votre sélection.
  4. Si vous avez choisi le mauvais fichier, choisissez Remove file et sélectionnez-en un autre.Remove file
  5. Choisissez Téléverser.

Ce qui se passe après le téléversement

Lorsque le téléversement réussit, la boîte de dialogue affiche un message de confirmation et le fichier est joint à la transaction. L’interface se ferme ensuite peu après l’affichage de la confirmation. Le résultat enregistré comprend file_name et peut aussi comprendre file_url et bank_transaction.

  • La transaction n’est ni comptabilisée ni approuvée simplement parce qu’un document a été téléversé.
  • Le document reste joint à la transaction pour un examen ultérieur.
  • Si la transaction a déjà une transaction bancaire liée, le fichier y est aussi joint.

Fichiers pris en charge et limites

  • Types de fichiers acceptés : PDF, PNG, JPEG.
  • Les types de fichiers non pris en charge sont rejetés avant le début du téléversement.
  • Les fichiers vides sont rejetés.
  • Le téléversement utilise un seul champ de fichier nommé file.

Statut d’examen et d’extraction

Après le téléversement, le fichier peut être examiné à partir de l’enregistrement de la transaction. Le téléversement en lui-même confirme seulement que le fichier a été accepté et joint; il ne confirme pas qu’un examen en aval ou un résultat d’extraction est terminé.

  • Joint : le fichier a été enregistré avec la transaction.
  • En attente : le fichier a été téléversé, mais un examen ultérieur ou un résultat d’extraction peut encore être en cours.
  • Incertain ou indisponible : le fichier n’a pas encore pu être joint, ou la transaction n’a pas encore de transaction bancaire ERPNext liée.

Si le téléversement échoue

  • Type de fichier non pris en charge : choisissez un PDF, un PNG ou un JPEG.
  • Fichier vide : choisissez un fichier contenant des données.
  • Transaction introuvable : rouvrez la transaction dans l’espace de travail actuel et réessayez.
  • La transaction bancaire liée n’est pas encore disponible : attendez que la transaction ait une transaction bancaire ERPNext liée, puis réessayez.
  • Erreur du connecteur ou du service : réessayez plus tard. Si le même fichier échoue encore, choisissez un autre fichier pris en charge et réessayez.

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