Import books from QuickBooks

Démarrez une exécution d’import privée

Utilisez la page d’import QuickBooks pour créer une exécution d’import enregistrée et privée pour votre espace de travail. C’est dans cette exécution que vous téléversez les fichiers source, examinez les mappages et terminez la vérification.

1. Ouvrez Settings, puis ouvrez Import books from QuickBooks.
2. Sous Empty ERPNext company, choisissez le ERPNext company connecté dans lequel vous voulez importer. Si vous voulez plutôt une nouvelle société distincte, utilisez la section new company dans le même formulaire.ERPNext company
3. Entrez le nom exact de la société imprimé sur vos exports QuickBooks.
4. Sélectionnez Create private import.Create private import

Téléversez les fichiers QuickBooks requis

Téléversez les fichiers source originaux dans l’exécution enregistrée avant de commencer l’analyse. La page accepte un ZIP d’export QuickBooks et un plan comptable CSV, et prend aussi en charge les téléversements de rapports annuels CSV pour les années couvertes.

1. Dans la section de téléversement, choisissez le fichier ZIP exporté QuickBooks.
2. Choisissez le fichier du plan comptable CSV.
3. Au besoin, téléversez les CSV de rapports annuels pour les années indiquées dans votre ensemble de fichiers source.
4. Utilisez les champs Annual report type et Calendar year pour étiqueter le fichier de rapport annuel que vous téléversez.Annual report typeCalendar year
5. Si la page affiche un message de contrôles annuels manquants, téléversez les fichiers de rapport annuel manquants avant de poursuivre.

Examinez les identités des sources et les mappages

Après l’analyse, examinez chaque QuickBooks account et les détails d’identité bancaire avant d’enregistrer le mappage. C’est là que vous confirmez quels comptes restent actifs ou inactifs et fournissez une preuve pour cette décision.

1. Examinez la liste QuickBooks account et les noms ERPNext suggérés.
2. Pour chaque compte, choisissez s’il est Active, Inactive / hidden, ou s’il nécessite encore un examen.
3. Saisissez une preuve pour chaque décision de visibilité.
4. Si un compte source est un compte bancaire, renseignez l’institution bancaire, le nom affiché et le champ facultatif de fin de compte.
5. Sélectionnez Save reviewed mapping.Save reviewed mapping

Créez et approuvez l’aperçu figé

Lorsque le mappage est terminé et que tous les fichiers de contrôle requis sont présents, créez l’aperçu. L’aperçu fige les fichiers source, le mappage et le contexte de destination afin que vous puissiez approuver exactement ce qui sera importé.

1. Sélectionnez Validate destination and build complete preview.Validate destination and build complete preview
2. Examinez les enregistrements source, les exceptions et l’aperçu de comptabilisation.
3. Si l’aperçu est prêt, cochez la case d’accusé de réception qui confirme que vous avez examiné le mappage et les exceptions de la source.
4. Sélectionnez Approve frozen preview.Approve frozen preview

Importez et vérifiez les livres

Après approbation, vous pouvez commencer l’importation ou reprendre plus tard une exécution enregistrée. La même exécution enregistrée peut être poursuivie si la tentative précédente a été interrompue ou partiellement terminée.

1. Sélectionnez Import and verify books, ou Resume saved import si l’exécution a déjà commencé.Resume saved import
2. Lorsque l’exécution atteint la vérification, sélectionnez Resume independent verification au besoin.Resume independent verification
3. Attendez que la vérification soit terminée avant d’utiliser les téléchargements du rapport vérifié.

Téléchargez les rapports vérifiés et les preuves

Une fois l’exécution vérifiée, vous pouvez comparer les rapports annuels, télécharger une disposition QuickBooks vérifiée CSV et télécharger le dossier privé de rapprochement de l’exécution. Ces téléchargements conservent la disposition originale et fournissent les résultats examinés pour référence ultérieure.

1. Ouvrez la section des rapports annuels vérifiés.
2. Choisissez l’année et le type de rapport que vous voulez examiner.
3. Sélectionnez Compare every row pour voir la comparaison ligne par ligne.Compare every row
4. Utilisez Download verified QuickBooks layout pour obtenir le CSV à disposition source de l’année et du type de rapport vérifiés.Download verified QuickBooks layout
5. Utilisez Download private reconciliation pack si vous avez besoin du dossier de preuves archivé pour l’exécution.Download private reconciliation pack

Poursuivez la correspondance bancaire après la vérification

Après la vérification de l’importation, vous pouvez poursuivre la correspondance bancaire pour les comptes connectés. Cette étape est distincte de l’importation elle-même et sert à comparer l’activité bancaire connectée avec les livres source.

1. Ouvrez la section de poursuite bancaire pour l’exécution vérifiée.
2. Actualisez la liste des comptes connectés au besoin.
3. Pour chaque banque source, liez-la soit au même compte physique connecté, soit confirmez qu’il s’agit d’un nouveau compte distinct absent des livres source.
4. Examinez toute occurrence bancaire restante et enregistrez un examen de preuve explicite pour chacune.

Si quelque chose ne va pas

• Si le téléversement échoue, resélectionnez le fichier et réessayez. L’original enregistré précédemment reste dans l’exécution.
• Si l’analyse ou l’aperçu échoue, corrigez les fichiers source, le mappage ou les fichiers de contrôle manquants, puis réessayez la même étape.
• Si l’état de l’exécution a changé ou si l’espace de travail a changé, rouvrez l’import enregistré avant de continuer.
• Si une demande a été interrompue après une importation partielle, utilisez Resume saved import au lieu de démarrer une nouvelle exécution.
• Si vous choisissez d’arrêter, utilisez Stop future steps (retain posted records and originals). L’exécution conserve les enregistrements qui ont déjà été comptabilisés et les fichiers originaux téléversés.