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Examiner une clôture de fin de mois

4 min de lectureEntreprise

Examinez votre clôture de fin de mois en vérifiant la fraîcheur de la source, l’activité des transactions, les détails du rapprochement et les relevés ou exports dont vous avez besoin pour votre dossier de clôture. Si quelque chose semble incorrect, vous pouvez restreindre le registre, recharger le rapport ou examiner d’abord l’écriture comptable ou la transaction précise.

Avant de commencer

  • Vous êtes connecté à un espace de travail d’entreprise.
  • Votre espace de travail a un grand livre comptable sélectionné.
  • Vous avez accès aux fonctionnalités comptables que vous souhaitez utiliser, comme les états financiers ou l’activité des comptes.
  • Certaines actions sur cette page nécessitent un accès propriétaire/admin, surtout si vous devez gérer des comptes ou des corrections.

Vérifier que la source du grand livre est à jour

Avant de vous fier aux chiffres de fin de mois, vérifiez l’état actuel de la source pour le grand livre sélectionné. La page affiche le dernier état source vérifié et peut afficher un contrôle de rechargement lorsqu’une nouvelle projection est disponible.

  1. Ouvrez l’espace de travail comptable et sélectionnez le bon Accounting ledger s’il y en a plus d’un qui apparaît.Accounting ledger
  2. Repérez la zone d’état de la source sur la page. Elle indique si le dernier rapport ou registre disponible est à jour, en cours de mise à jour ou indisponible.
  3. Si un contrôle de rechargement apparaît, utilisez-le pour actualiser les données affichées après le changement de version de la source.

Examiner l’activité des transactions dans le registre

Utilisez le registre du compte pour inspecter les écritures d’un compte précis, d’une plage de dates, d’un mémo, d’une partie, d’un centre de coûts ou d’un type de document. C’est l’endroit principal pour confirmer ce qui a changé pendant le mois avant votre clôture.

  1. Sélectionnez le compte que vous voulez examiner dans l’annuaire des comptes.
  2. Définissez les dates De et Through pour le mois que vous examinez.Through
  3. Facultatif : utilisez Reference or memo, Party reference, Cost center et Document type pour restreindre les lignes.Cost centerDocument typeParty referenceReference or memo
  4. Sélectionnez Apply pour charger le registre filtré.Apply
  5. Utilisez Previous 100 entries et Next 100 entries pour parcourir les registres plus volumineux.Previous 100 entriesNext 100 entries
  6. Ouvrez une ligne pour inspecter le détail complet de l’écriture si vous devez vérifier la comptabilisation.

Confirmer le rapprochement et les détails de soutien

La vue de détail de l’écriture affiche les totaux de contrôle du journal, les détails du document source et les pièces jointes de soutien. Les actions de correction ne sont proposées que lorsque l’écriture est équilibrée et qu’une commande de correction prise en charge est disponible.

  1. Ouvrez une ligne du registre pour afficher le détail complet de l’écriture.
  2. Vérifiez la section de contrôle du journal pour Debit, Credit, Difference, et si l’écriture est Balanced.
  3. Examinez le document original et les pièces jointes de soutien si elles sont disponibles.
  4. Si des corrections liées existent, examinez leur statut avant de vous fier aux totaux finaux de fin de mois.

Examiner les états financiers

Utilisez Balance Sheet, Profit & Loss et Trial Balance pour confirmer le résultat de fin de mois. Les états sont des vues en lecture seule du grand livre sélectionné et de la plage de dates.

  1. Ouvrez Financial Statements.
  2. Choisissez l’état dont vous avez besoin : Balance Sheet, Profit & Loss ou Trial Balance.
  3. Sélectionnez le Accounting ledger au besoin.Accounting ledger
  4. Choisissez la période de rapport, ou passez à une plage de dates personnalisée et appliquez-la.
  5. Utilisez Reload Report si vous devez récupérer de nouveau le rapport actuel.Reload Report
  6. Utilisez Download PDF pour enregistrer une copie pour votre dossier de clôture.Download PDF

Exporter les dossiers dont vous avez besoin pour la clôture

Vous pouvez exporter le registre de compte actuellement affiché ou télécharger des PDF d’états pour votre documentation de clôture. Les exports utilisent la portée déjà affichée à l’écran.

  • Utilisez Download PDF sur un état financier pour enregistrer ce rapport en PDF.
  • Utilisez les boutons d’export du registre pour télécharger le CSV, le XLSX ou le PDF de l’activité du compte que vous examinez.
  • Si vous modifiez les filtres, appliquez-les avant d’exporter afin que le fichier corresponde à la vue dont vous avez besoin.

Si quelque chose manque ou semble erroné

  • Si une vérification de la source est indisponible, actualisez plus tard ou utilisez Retry reads pour recharger les données du grand livre.
  • Si le registre n’affiche aucune ligne, élargissez la plage de dates ou effacez l’un des filtres.
  • Si un rapport ne se charge pas, choisissez un autre grand livre ou rechargez le rapport après la mise à jour de l’état de la source.
  • Si vous devez corriger une écriture, examinez d’abord le journal ou la transaction précise plutôt que de supposer qu’une correction au niveau de la clôture sera disponible.

Mis à jour

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