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Gérer les clients et les fournisseurs

8 min de lectureEntreprise

Vous pouvez créer, modifier, filtrer, trier et parcourir les clients et les fournisseurs dans l’espace de travail actif, et reprendre les créations dont l’enregistrement est inachevé. Si votre grand livre connecté prend en charge les fonctions nécessaires pour ces fiches et que votre rôle le permet, vous pouvez aussi gérer les groupes, les territoires, les pays et les vues d’activité connexes.

Avant de commencer

  • Vous devez être connecté à un espace de travail d’entreprise.
  • Votre espace de travail doit avoir la fonctionnalité client ou fournisseur activée pour la tâche que vous souhaitez effectuer.
  • Pour les actions de création et de modification, vous devez être propriétaire ou administrateur dans l’espace de travail actif.
  • Si plus d’un grand livre actif est disponible, sélectionnez le bon grand livre connecté dans le contexte de la page avant de travailler avec les parties.
  • Pour la récupération des enregistrements, gardez la demande incomplète originale disponible jusqu’à ce qu’elle soit confirmée ou reprise.

Ouvrir la bonne page de partie

Utilisez Customers pour travailler avec les dossiers clients et Suppliers pour travailler avec les dossiers fournisseurs. Si votre espace de travail a les deux options disponibles, choisissez la page qui correspond à la partie que vous voulez gérer.

  1. Ouvrez Customers ou Suppliers à partir de la zone Parties.CustomersSuppliers
  2. Si la page affiche plus d’une option de grand livre connecté, sélectionnez celle que vous voulez utiliser pour ce travail.
  3. Confirmez que la liste se charge avant de créer ou de modifier quoi que ce soit.

Créer un client

Utilisez le formulaire New Customer pour ajouter un dossier client. Customer Name est requis; les autres champs sont facultatifs.

  1. Dans Customers, sélectionnez Add Customer.CustomersAdd Customer
  2. Entrez Customer Name *.Customer Name *
  3. Choisissez Type au besoin.Type
  4. Remplissez facultativement Group, Territory, Email et Phone.GroupTerritoryEmailPhone
  5. Sélectionnez Create.Create

Créer un fournisseur

Utilisez le formulaire New Supplier pour ajouter un dossier fournisseur. Supplier Name est requis; les autres champs sont facultatifs.

  1. Dans Suppliers, sélectionnez Add Supplier.SuppliersAdd Supplier
  2. Entrez Supplier Name *.Supplier Name *
  3. Choisissez Type au besoin.Type
  4. Remplissez facultativement Group, Country, Email et Phone.GroupCountryEmailPhone
  5. Sélectionnez Create.Create

Ce que signifient les champs de création

Champs courants de création et de modification
ChampÀ quoi il sert
Customer Name * / Supplier Name *Nom de partie requis utilisé pour le nouveau dossier.
TypeType de partie affiché sur le dossier, comme Individual ou Company.
GroupChamp de regroupement facultatif pour les clients ou les fournisseurs.
TerritoryTerritoire client facultatif.
CountryPays du fournisseur facultatif.
EmailCourriel du contact facultatif.
PhoneNuméro de téléphone du contact facultatif.

Modifier un client ou un fournisseur

Lorsqu’une ligne comporte un contrôle Modifier, vous pouvez mettre à jour sur place les métadonnées de la partie. Le formulaire est prérempli avec les valeurs actuelles de ce dossier.

  1. Trouvez la partie dans le tableau.
  2. Sélectionnez Modifier pour cette ligne.
  3. Modifiez les champs disponibles que vous voulez mettre à jour.
  4. Sélectionnez Save.Save
  5. Si vous ne voulez pas conserver les changements, sélectionnez Cancel.Cancel

Utiliser des filtres sur la page Customers

Dans «Customers», vous pouvez filtrer les fiches par texte de recherche, année, visibilité Shopify, année de création de la fiche, groupe, plage de dates personnalisée et option limitant les résultats aux transactions de l’entreprise.

  1. Utilisez Search pour restreindre par texte.
  2. Utilisez Year pour choisir All Time, Year to Date, Last Year, une année précise ou Custom Range.Year
  3. Utilisez Shopify pour afficher tous les clients, seulement les clients Shopify, ou masquer les clients Shopify.Shopify
  4. Utilisez Record created pour filtrer selon l’année de création du dossier.Record created
  5. Si vous choisissez Custom Range, remplissez Start Date et End Date.End DateStart Date
  6. Utilisez Company transactions only pour limiter les résultats à cette portée.
  7. Sélectionnez Apply.Apply

Utiliser des filtres sur la page Suppliers

Dans «Suppliers», vous pouvez filtrer les fiches par texte de recherche, année, groupe, pays, plage de dates personnalisée et option limitant les résultats aux transactions de l’entreprise.

  1. Utilisez Search pour restreindre par texte.
  2. Utilisez Year pour choisir All Time, Year to Date, Last Year, une année précise ou Custom Range.Year
  3. Remplissez Group et Country au besoin.CountryGroup
  4. Si vous choisissez Custom Range, remplissez Start Date et End Date.End DateStart Date
  5. Utilisez Company transactions only pour limiter les résultats à cette portée.
  6. Sélectionnez Apply.Apply

Trier et parcourir les résultats

Les tableaux de parties vous permettent de trier selon les en-têtes de colonnes visibles et de passer d’une page à l’autre avec Previous, Next et Refresh.

  1. Sélectionnez un en-tête de colonne comme Customer Name, Type, Group, Activity docs, Activity total, Since ou Latest sur Customers.CustomersGroupType
  2. Sélectionnez Supplier Name, Type, Group, Invoices, Activity total ou Since sur Suppliers.GroupSuppliersType
  3. Utilisez Previous et Next pour passer d’une page à l’autre.NextPrevious
  4. Utilisez Refresh pour relancer la liste actuelle avec les mêmes filtres et les mêmes paramètres de page.

Ouvrir les détails des commandes clients

Sur la page Customers, vous pouvez développer une ligne client pour consulter les commandes de vente et tout détail de remboursement vérifié disponible pour ce client.

  1. Sélectionnez le contrôle Show orders de la ligne.Show orders
  2. Attendez que les données de commande se chargent.
  3. Passez en revue les totaux de commande, les articles de ligne et toute information de remboursement vérifiée affichée dans le panneau développé.
  4. Sélectionnez de nouveau le contrôle pour réduire la ligne.

Récupérer un enregistrement non terminé

Si une demande de création de client ou de fournisseur a été commencée mais pas entièrement confirmée, le panneau de récupération peut vous aider à la vérifier ou à poursuivre la demande originale. C’est ainsi que vous évitez de démarrer une sauvegarde en double.

  1. Repérez le panneau «Unfinished customer saves» ou «Unfinished supplier saves».
  2. Sélectionnez Check save pour confirmer l’état actuel de la demande originale.Check save
  3. Si la demande est toujours en attente, sélectionnez Continue original save.Continue original save
  4. Si l’enregistrement devient confirmé, la page met à jour la liste et ferme le flux de création.

Ce qui se passe après une sauvegarde client confirmée

Après une sauvegarde de création de client confirmée, la page efface la demande enregistrée, masque le formulaire de création, réinitialise les champs du formulaire client, revient à la page 1 et désactive la portée limitée aux entreprises afin que le nouveau dossier puisse apparaître dans la liste lorsque la page se recharge.

Ce qui se passe après une sauvegarde fournisseur confirmée

Après une sauvegarde de création de fournisseur confirmée, la page efface la demande enregistrée, masque le formulaire de création, réinitialise les champs du formulaire fournisseur, revient à la page 1 et désactive la portée limitée aux entreprises afin que le nouveau dossier puisse apparaître dans la liste lorsque la page se recharge.

Problèmes courants et récupération

  • Si Create ou Save est désactivé, vérifiez que vous avez un accès de propriétaire ou d’administrateur et que le champ de nom requis est rempli.
  • Si un filtre ne renvoie aucune ligne, effacez un filtre à la fois et sélectionnez Apply de nouveau.
  • Si une sauvegarde n’est pas confirmée, utilisez Check save ou Continue original save au lieu de recommencer.
  • Si une demande de liste échoue, utilisez Refresh après avoir corrigé le filtre ou le problème d’accès.
  • Si le tri Activity total est désactivé, triez selon une autre colonne comme le nom, la date ou le nombre.

Mis à jour

Guides connexes

Comprendre les colonnes de résumé des clients et des fournisseurs

Utilisez les pages Customers et Suppliers pour lire les dénombrements d’activité, les totaux sensibles à la devise, les dates et les retours vérifiés provenant du grand livre connecté pour la société sélectionnée. Lorsque la source ne peut pas vérifier une valeur, la page affiche Unavailable ou un tiret au lieu de deviner, et vous pouvez utiliser les filtres visibles pour restreindre ce qui est chargé.

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