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Poser une question sur vos livres

6 min de lectureTous les espaces

Posez une question en langage naturel sur vos livres, puis examinez la réponse sous forme de tableau, de graphique, de tableau croisé dynamique ou de carte lorsque ces vues sont disponibles. Si l’IA a besoin de précisions, est occupée ou ne peut pas confirmer un résultat, la page affiche cet état au lieu de deviner.

Avant de commencer

  • Vous êtes connecté à un espace de travail qui a accès à BI.
  • Si plus d’un grand livre/entreprise est disponible, sélectionnez le bon grand livre avant de poser une question.
  • Pour les questions BI d’entreprise, utilisez la page Business Intelligence et choisissez le grand livre/l’entreprise à partir duquel vous voulez lire.
  • Pour les questions BI personnelles, utilisez la page BI personnelle et vos comptes personnels connectés; n’y saisissez pas de grand livre ERP.
  • Certaines fonctionnalités BI, comme la vue carte ou l’enregistrement de questions planifiées, dépendent de votre forfait et de votre rôle.

Poser une question BI

Utilisez la zone de question pour poser des questions sur vos livres en langage courant. Vous pouvez taper une question directement ou cliquer sur l’un des boutons de suggestion pour remplir un exemple, puis l’envoyer avec Ask ou en appuyant sur Entrée.

  1. Ouvrez la page BI de votre espace de travail.
  2. Si la page affiche un sélecteur de grand livre/entreprise et que plus d’une option est disponible, choisissez d’abord le bon grand livre/la bonne entreprise.
  3. Dans la zone de question, tapez votre question, par exemple une question sur les revenus, les dépenses, les liquidités, les créances, les dettes fournisseurs ou le bilan.
  4. Cliquez sur Ask, ou appuyez sur Entrée dans la zone de question.Ask

Examiner le résultat

Après l’exécution de la question, la zone de résultat s’ouvre avec la réponse et les données. Vous pouvez passer entre Table, Chart, Pivot Table et Map lorsque ces onglets sont affichés. L’onglet Chart vous permet aussi de choisir un type de graphique.

  1. Lisez d’abord le texte de la réponse s’il y en a un.
  2. Utilisez Table pour voir les lignes et colonnes retournées.Table
  3. Utilisez Chart pour afficher le même résultat visuellement et choisir un type de graphique comme auto, bar, line, area ou pie/donut.Chart
  4. Utilisez Pivot Table pour restructurer le résultat à des fins d’analyse.Pivot Table
  5. Utilisez Map seulement s’il est disponible pour votre session et votre résultat actuels.Map

Comprendre la source, les dates, les devises et les unités

Les résultats BI sont lus à partir du grand livre/de l’entreprise sélectionné(e) ou de vos comptes personnels connectés, selon la page que vous utilisez. La réponse et les lignes de résultat reflètent la période, la devise et les unités de mesure qui ont été résolues pour cette requête.

  • La BI d’entreprise peut utiliser le grand livre/l’entreprise sélectionné(e) et peut exiger qu’un grand livre soit choisi lorsque plusieurs grands livres sont disponibles.
  • La BI personnelle utilise les comptes personnels connectés et peut afficher les dépenses, les revenus et l’épargne séparés par devise.
  • Si une question demande une période, le résultat utilise la plage de dates exacte qui a été résolue pour cette question plutôt qu’une valeur par défaut vague.
  • Lorsqu’un résultat inclut une devise ou des unités, ces valeurs appartiennent au rapport retourné et doivent être lues telles qu’elles s’affichent dans le tableau, le graphique ou l’exportation.

Lorsque BI demande des précisions ou ne peut pas confirmer un résultat

Si le système ne peut pas transformer votre question en rapport avec confiance, il peut afficher une invite de clarification au lieu de retourner des données. Si un modèle ou un service est occupé ou indisponible, vous pouvez voir un message temporairement indisponible. Si le résultat revient vide, la page peut indiquer qu’aucun enregistrement correspondant n’a été trouvé ou que les données source du rapport sélectionné ne sont pas encore disponibles.

  1. Si vous voyez une invite de clarification, précisez la question et soumettez-la de nouveau.
  2. Si vous voyez un message indiquant que le système est occupé ou indisponible, attendez puis réessayez la même question plus tard.
  3. Si vous voyez un message indiquant qu’il n’y a pas de données, vérifiez que le bon grand livre/la bonne entreprise est sélectionné(e) et que les données source pertinentes ont été synchronisées.
  4. Si le résultat est vide après une question valide, ajustez la plage de dates, les filtres ou le libellé avant de poser la question à nouveau.

Enregistrer une question ou la planifier

Vous pouvez enregistrer une question BI pour la réutiliser plus tard. Dans la boîte de dialogue d’enregistrement, vous pouvez lui donner un nom, ajouter éventuellement un calendrier cron UTC et, lorsque c’est disponible, ajouter une règle d’alerte. Les règles d’alerte nécessitent un résultat actuel à groupe unique ainsi qu’une mesure et une unité sélectionnées.

  1. Ouvrez la boîte de dialogue Enregistrer à partir de la page BI.
  2. Entrez un nom pour la question enregistrée.
  3. Ajoutez éventuellement un calendrier cron UTC si votre rôle permet la planification.
  4. Si des options d’alerte sont affichées, choisissez la mesure et l’unité, puis entrez la condition d’alerte.
  5. Cliquez sur Save ou Save as Draft, selon l’action souhaitée.SaveSave as Draft

Que faire si un enregistrement n’est pas confirmé

Si un enregistrement est interrompu ou si sa confirmation n’est pas claire, la page peut afficher une bannière d’enregistrement en attente avec une action Resume save. Reprenez le même enregistrement non confirmé plutôt que de créer une nouvelle copie de la question.

  1. Si vous voyez Resume save, cliquez dessus pour confirmer la demande d’enregistrement précédente.Resume save
  2. Si la boîte de dialogue d’enregistrement affiche une erreur, corrigez les champs de la question, de la planification ou de l’alerte, puis réessayez.
  3. Si le navigateur ne peut pas conserver l’enregistrement de récupération, autorisez le stockage et répétez le même enregistrement plutôt que de recommencer avec une nouvelle version.

Actualiser un résultat enregistré ou un volet de tableau de bord

Les tableaux de bord enregistrés peuvent recharger leurs volets à partir de la source actuelle. Les volets de rapport manuel relisent les données du rapport, les volets de requête IA relancent la question BI, et les volets de carte reconstruisent les repères à partir de leurs lignes mises en cache. L’actualisation ne modifie pas vos livres; elle met seulement à jour le résultat BI affiché.

  1. Ouvrez le tableau de bord enregistré qui contient le volet que vous voulez mettre à jour.
  2. Cliquez sur Refresh sur le volet.Refresh
  3. Attendez que le volet termine son chargement ou qu’un message d’erreur apparaisse.
  4. Si le volet signale une discordance de source ou ne correspond plus à la question enregistrée, relancez la question avec le bon grand livre/la bonne entreprise et la bonne période.

Si la vue du résultat n’affiche pas ce que vous attendiez

  • Les onglets Table, Chart, Pivot Table et Map n’apparaissent que lorsqu’un résultat est ouvert.
  • La vue Map n’est disponible que lorsque votre session a accès à la carte et que le résultat peut être projeté géographiquement.
  • Back to Dashboard ferme la vue du résultat sans modifier la question sous-jacente.
  • Show SQL et Hide SQL ne font que basculer le texte de requête visible; ils ne relancent pas le rapport.

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